莆田ISO9001认证咨询ISO9000质量管理体系认证三明龙岩机构公司

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5.2. 对外沟通
5.2.1. 法律法规、其他要求的接收：管理部负责与外部机构联络及时取得较新的质量、环境方面的法律、法规及其他要求。相关方的建议事项，与相关部门的联络，处理的流程要明确
5.2.2. 产品／服务信息
a、 业务员主动掌握客户及相关方的需求，或客户及相关方要求服务时，均由业务员负责，反应给单位主管了解，来确定客户及相关方服务的需求。
b、 业务员针对客户及相关方所述，予以处理客户及相关方之需求，并将处理结果以电话、传真、邮寄或《事务联络单》方式给客户及相关方查核，是否满足其客户及相关方之需求。
c、 业务员应定期询问客户及相关方对本公司产品／服务的状况，以作为客户及相关方满意度调查分析的参考。若遇有任何不满意时，应及时填写《异常处理通知单》，依《纠正与预防措施控制程序》规定办理，并回复客户及相关方。
5.2.3. 合约、订单处理
业务必须负责与客户及相关方签订之合约或订单之处理，处理方式依《客户需求控制程序》规定办理。
5.2.4. 客户及相关方回馈之处理
a、 客户及相关方的建议、抱怨、要求以书面或口头等方式，向相关单位提出回馈时，必须依回馈事实，详细填写在《异常处理通知单》上，并附相关佐证对象（传真、退货品、简图…等），依据《纠正预防措施控制程序》规定办理。
b、 管理者代表负责追踪回馈问题的对策执行进度，并确认对策是否有效。
a. 若确认对策的执行成效良好，则由业务将其结果转告客户及相关方知悉。
b. 若确认对策的执行成效不佳，或未依原先拟定的对策实施，则要求职责单位重新拟订或再执行既定对策，并持续列入追踪直至结案为止。
c、 若客户及相关方回馈的信息是正面的意见，则业务主管应主动以电话方式表达感谢之意。
d、 客户及相关方回馈的信息亦应适时宣导给员工知悉，作为激励的依据。
5.2.5. 与供货商之间的沟通：对于公司的供方和分包商，应向其传达公司的环境方针\采购要求，并在交易前进行评价，同时以宣导形式逐步影响其参与环境保护的活动。
5.3. 相关之内、外部沟通之记录，应妥善保存。